Arbetsgivardeklaration på individnivå

Vad arbetsgivardeklarationen innehåller

Deklarationen består av två delar. Skatteverket beskriver dem på sidan Lämna arbetsgivardeklaration.

• Huvuduppgift. Uppgifter för hela företaget, bland annat summan av arbetsgivaravgifter och avdragen skatt.
• Individuppgift. En uppgift för varje person som har fått ersättning, med lön, förmåner och avdragen skatt för just den personen.

Till detta kommer frånvarouppgifter. Sedan redovisningsperioden januari 2025 ska arbetsgivaren lämna uppgifter om frånvaro som kan ge rätt till föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning, när frånvaron påverkar lönen som redovisas. Uppgifterna lämnas tillsammans med deklarationen. Skatteverket skickar dem vidare till Försäkringskassan utan att spara dem. Den anställde ska få veta vilka frånvarouppgifter som har lämnats. Mer om detta finns på sidan om föräldraledighet och frånvaro.

Deklarationen lämnas i Skatteverkets e-tjänst, som fil från ett lönesystem eller via ett öppet API. Vi lämnar den som ombud med den behörighet ditt företag har gett oss.

Deadlines för arbetsgivardeklaration 2026

Arbetsgivaravgifter och avdragen skatt redovisas månaden efter att lönen betalades ut. Datumet beror på om företagets beskattningsunderlag är högst 40 miljoner kronor eller större. Tabellen kommer från Skatteverkets sida När ska jag lämna arbetsgivardeklaration.

När pengarna ska vara inbetalda

För företag med beskattningsunderlag upp till 40 miljoner kronor ska skatt och avgifter betalas senast samma dag som deklarationen ska vara lämnad. Större företag lämnar deklarationen senare men betalar redan den 12:e varje månad, eller den 17:e i januari. Det är alltså inte nog att deklarationen kommer in i tid. Pengarna behöver också finnas på skattekontot.

Nolldeklaration

Skatteverket skriver att du ska deklarera även om du inte har någon lön eller förmån att redovisa. Det gäller så länge företaget är registrerat som arbetsgivare. En säsongsverksamhet som inte betalar lön under vissa månader behöver alltså ändå lämna en deklaration.

Rättelser

Ibland upptäcks ett fel efter att deklarationen är lämnad. Enligt Skatteverkets sida Rätta en arbetsgivardeklaration gäller detta:

• Du lämnar en ny, rättad deklaration för den aktuella perioden.
• En rättad individuppgift ska ha samma specifikationsnummer som den ursprungliga. Annars läggs den till i stället för att ersätta den gamla.
• Rättelser kan göras upp till sex år bakåt i tiden.

Frånvarouppgifter är ett undantag. De kan inte rättas eller läggas till efter att deklarationen har skickats. Därför är det viktigt att frånvaro rapporteras till oss före lönekörningen.

Vad vi behöver från dig

1. Lönerelaterade ändringar före stoppdatum: nya anställda, avslut, löneändringar.
2. Frånvaro per dag, med typ och omfattning.
3. Förmåner som ska redovisas, till exempel bil, kost eller gåvor över de skattefria nivåerna. Se förmåner och förmånsvärden.
4. Ersättningar för resor, med reseräkning, se traktamente och reseersättning.
5. Bekräftelse på att pengarna finns på skattekontot på förfallodagen.

Vanliga misstag

• Fel månad. Lönen redovisas den månad den betalas ut, inte den månad den tjänades in.
• Ny specifikation vid rättelse. Ett nytt specifikationsnummer gör att uppgiften dubbleras i stället för att ersättas.
• Glömd nolldeklaration. Ett uppehåll i lönerna tar inte bort skyldigheten att deklarera.
• Fel avgiftsnivå. Särskilt för anställda födda 2003–2007 där avgiften är sänkt på lön upp till 25 000 kronor i månaden, se arbetsgivaravgifter.

Checklista inför varje deklaration

• Alla som fått ersättning har en individuppgift
• Förmåner och skattepliktiga ersättningar är med
• Frånvarouppgifter är kontrollerade innan signering
• Summan av skatt och avgifter stämmer med lönelistan
• Pengar finns på skattekontot på förfallodagen

Hur deklarationen hänger ihop med resten av lönearbetet beskriver vi på sidan om att outsourca lönehanteringen.