Löneadministration för småföretag

Löneadministration för småföretag i praktiken

För ett mindre företag är lönen ofta enkel i grunden men känslig för fel. En person som slutar, en sjukperiod eller en förmån som inte kommer med ger direkt fel belopp i deklarationen. Därför lägger vi upp lönen med fasta rutiner från början:

• en lista över anställda med personnummer, anställningsform, lön och skattetabell
• ett fast datum när underlag ska vara inskickat
• en fast löneutbetalningsdag
• en kontroll av lönelistan innan utbetalning
• ett bokföringsunderlag efter varje lönekörning

Det gäller också om ägaren är den enda som tar ut lön ur ett aktiebolag. Även då är bolaget arbetsgivare och ska lämna arbetsgivardeklaration varje månad.

Innan första lönen

Verksamt.se anger att företaget ska registreras som arbetsgivare hos Skatteverket innan det anställer för första gången. Läs mer på Verksamts sida Become an employer. När registreringen är klar ska en arbetsgivardeklaration lämnas varje månad. Det gäller även månader då ingen lön betalas ut. Då lämnas en nolldeklaration. Det framgår av Skatteverkets sida När ska jag lämna arbetsgivardeklaration.

Den anställde ska också få skriftlig information om villkoren. Enligt Verksamt.se ska den lämnas inom sju kalenderdagar efter att anställningen har börjat. Det gäller inte anställningar som är kortare än tre veckor. Informationen omfattar bland annat lön, arbetstid, semestervillkor och om arbetsgivaren är bunden av kollektivavtal, se Employment contract. Vad lönen behöver från en ny medarbetare beskriver vi på sidan om nyanställd.

Skatt och avgifter som påverkar ett litet företag

Skatteavdraget görs enligt den skattetabell som gäller för den anställde, eller enligt ett jämkningsbeslut. Det beskriver Skatteverket på sidan Skattetabeller. För ersättning som inte är mottagarens huvudinkomst dras 30 procent.

Arbetsgivaravgifterna beror på den anställdes födelseår. Enligt Skatteverkets sida om arbetsgivaravgifter gäller detta 2026:

Avgifter ska betalas när ersättningen till en person som har A-skatt uppgår till minst 1 000 kronor under året. Mer om nivåerna finns på sidan om arbetsgivaravgifter.

Det här behöver vi från dig varje månad

1. Nya och avslutade anställningar med datum.
2. Tidrapporter för timanställda och övertid.
3. Frånvaro, till exempel sjukdagar, semester, vård av barn och föräldraledighet.
4. Förmåner och utlägg, till exempel kost, friskvård eller resor.
5. Ändrade villkor, som ny månadslön eller ändrad sysselsättningsgrad.

Det viktigaste är att underlaget kommer före lönekörningen. Rättelser i efterhand går att göra, men frånvarouppgifter för föräldrapenning och tillfällig föräldrapenning kan inte rättas när deklarationen väl är lämnad. Läs mer på sidan om föräldraledighet och frånvaro.

Vanliga misstag i små företag

• Ingen nolldeklaration. Ett registrerat företag ska deklarera även när ingen lön betalas.
• Fel avgiftsnivå för unga. Den sänkta avgiften för personer födda 2003–2007 gäller bara upp till 25 000 kronor i månaden.
• Glömda förmåner. Fri lunch, bil eller gåvor över de skattefria nivåerna ska redovisas.
• Inbetalning i sista stund. För de flesta mindre företag ska skatt och avgifter finnas på skattekontot senast samma dag som deklarationen ska vara lämnad.
• Semesterdagar utan uppföljning. Ett litet företag har sällan ett system som räknar semester. Vi för den listan åt dig. Se semesterlön och semesterersättning.

Så delar vi upp arbetet

Checklista för ett litet företag

• Företaget är registrerat som arbetsgivare
• Skriftlig information om villkoren till varje anställd inom sju dagar
• Uppgift om skattetabell eller jämkning för alla anställda
• Fast stoppdatum och fast löneutbetalningsdag
• Rutin för att anmäla frånvaro och förmåner
• Pengar på skattekontot på förfallodagen

Vill du veta mer om hur hela lönen kan läggas ut finns en översikt på sidan om att outsourca lönehanteringen.