Att outsourca lönehanteringen betyder att en extern lönebyrå räknar fram lönerna, lämnar arbetsgivardeklarationen och tar fram underlag för utbetalning och bokföring. Arbetsgivaransvaret ligger kvar hos ditt företag. Vi hjälper företag i hela Sverige att lägga ut lönen helt eller delvis. Här beskriver vi vad som ingår, hur ansvaret delas och hur ett upplägg ser ut i praktiken.
En lönekörning är ett antal steg som återkommer varje månad. Underlag samlas in, lönen räknas ut, skatt dras, arbetsgivaravgifter beräknas, lönespecifikationer skickas ut och en arbetsgivardeklaration lämnas till Skatteverket. När du outsourcar lönehanteringen tar vi hand om de stegen åt dig. Du behåller kontrollen över det som bara du kan bestämma: vem som är anställd, vilken lön som är avtalad och när lönen ska betalas ut.
Det finns ingen lag som säger hur stor del av arbetet du måste göra själv. Därför går det att välja mellan olika nivåer:
Hela lönen. Vi tar emot underlag, räknar lönen, lämnar arbetsgivardeklarationen och skickar en betalfil eller ett betalningsunderlag till dig.
Lön utan utbetalning. Vi gör allt utom själva betalningen, som du godkänner i din egen bank.
Delar av arbetet. Du räknar lönen själv i ett lönesystem och vi kontrollerar, deklarerar och stämmer av.
Vilken nivå som passar beror på antalet anställda, hur ofta lönerna ändras och om det finns kollektivavtal. Läs mer om ett typiskt upplägg för mindre företag på sidan om löneadministration för småföretag.
Det här ingår normalt
Det här ingår normalt
Del av arbetet
Vad vi gör
Vad du gör
Underlag
Tar emot tidrapporter, frånvaro och ändringar
Skickar underlaget före stoppdatum
Löneberäkning
Räknar bruttolön, tillägg, avdrag och skatt
Godkänner lönelistan
Lönespecifikation
Tar fram en specifikation per anställd
Ser till att anställda får tillgång
Arbetsgivardeklaration
Lämnar huvuduppgift, individuppgifter och frånvarouppgifter
Ser till att pengar finns på skattekontot
Bokföring
Tar fram ett bokföringsunderlag för lönen
Bokför eller låter din redovisningsbyrå göra det
Årliga moment
Semesterberäkning, ny skattetabell, förmånsvärden
Svarar på frågor om avtal och villkor
Ansvaret ligger kvar hos arbetsgivaren
Enligt Skatteverkets sida för arbetsgivare ska den som betalar ut ersättning för arbete vara registrerad som arbetsgivare och varje månad lämna uppgifter om ersättning, avdragen skatt och arbetsgivaravgifter. Den skyldigheten flyttar inte till lönebyrån. Det är fortfarande ditt företag som ska betala in skatt och avgifter i tid och som svarar för att uppgifterna stämmer.
För att vi ska kunna lämna deklarationer åt dig behöver företaget ge oss behörighet hos Skatteverket. Det görs i e-tjänsten Ombud och behörigheter, där företaget själv väljer vilken behörighet ombudet ska ha. Skatteverket beskriver det på sidan Vara ombud för ett företag.
Datumen för deklaration och betalning finns på sidan om arbetsgivardeklaration. För de flesta mindre företag är det den 12:e i månaden efter löneutbetalningen.
Personuppgifter och avtal
En lönebyrå behandlar personnummer, löner, frånvaro och kontouppgifter för dina anställda. Enligt Integritetsskyddsmyndigheten ska ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal finnas när någon behandlar personuppgifter åt den som är personuppgiftsansvarig. Vi tecknar ett sådant avtal innan vi börjar. Mer om detta finns på sidan om lönedata och GDPR.
Lönelistor och bokföringsunderlag är räkenskapsinformation. Bokföringslagen kräver att räkenskapsinformation bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Vi lämnar underlagen till dig varje månad, så att arkivet finns hos företaget.
Så går en månad till
Stoppdatum. Du skickar ändringar, tidrapporter och frånvaro senast ett överenskommet datum.
Lönelista. Vi räknar lönen och skickar en lönelista för kontroll.
Godkännande. Du godkänner, eller hör av dig om något ska ändras.
Utbetalning. Lönen betalas ut på löneutbetalningsdagen.
Deklaration. Vi lämnar arbetsgivardeklarationen och meddelar beloppet som ska finnas på skattekontot.
Bokföring. Du får ett bokföringsunderlag för månaden.
Vanliga misstag när lönen läggs ut
Oklart stoppdatum. Underlag som kommer efter lönekörningen ger rättelser och extra deklarationer.
Ingen behörighet hos Skatteverket. Utan ombudsbehörighet kan lönebyrån inte lämna deklarationen.
Avtal som inte delas. Kollektivavtal och anställningsavtal styr tillägg, semester och pension. Lönebyrån behöver se dem. Läs om tjänstepension och kollektivavtal.
Ingen kontroll av lönelistan. Det är du som vet att en person har slutat eller fått ny lön.
Checklista inför start
Lista över anställda med personnummer, anställningsdatum och lön
Anställningsavtal och eventuellt kollektivavtal
Ombudsbehörighet hos Skatteverket
Uppgift om sparade semesterdagar och pågående frånvaro
Personuppgiftsbiträdesavtal
Fast stoppdatum och löneutbetalningsdag
Har du redan en lönebyrå eller ett lönesystem beskriver vi övergången på sidan om att byta löneleverantör.
Beskriv ditt företag
Vanliga frågor
Arbetsgivaransvaret ligger kvar hos ditt företag. Lönebyrån räknar lönen och lämnar deklarationen som ombud, men företaget ansvarar för att skatt och avgifter betalas i tid och att uppgifterna stämmer.
Ja. Du kan lägga ut hela lönen, allt utom själva utbetalningen, eller bara kontroll och deklaration medan du räknar lönen själv.
Företaget utser lönebyrån till ombud i Skatteverkets e-tjänst Ombud och behörigheter och väljer vilken behörighet ombudet ska ha.
Ja. Enligt IMY ska ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal finnas när någon behandlar personuppgifter åt den personuppgiftsansvarige, till exempel en lönebyrå eller ett lönesystem.