När en anställd är föräldraledig eller vabbar gör arbetsgivaren ett frånvaroavdrag på lönen. Sedan 2025 ska frånvaron också rapporteras till Skatteverket tillsammans med arbetsgivardeklarationen, och de uppgifterna går inte att rätta i efterhand. Vi hanterar föräldraledighet och frånvaro i lönen och lämnar frånvarouppgifterna åt dig. Här beskriver vi reglerna och vad vi behöver från dig.
Under föräldraledighet och vård av barn betalar arbetsgivaren normalt ingen lön för den lediga tiden, om inte ett avtal säger något annat. Den anställde kan i stället få föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning från Försäkringskassan. För lönen betyder det att:
ett frånvaroavdrag görs för den tid den anställde är borta
frånvaron rapporteras per dag i arbetsgivardeklarationen
föräldraledigheten räknas in i semesterberäkningen
Hur frånvaroavdraget räknas, till exempel per dag eller per timme, styrs ofta av kollektivavtal eller anställningsavtal. Vi lägger in den metod som gäller för ditt företag.
Minst två månader före ledighetens början, eller så snart som möjligt
Ledighet med tillfällig föräldrapenning
Minst en vecka före, eller så snart som möjligt
Tillfällig föräldrapenning vid sjukdom eller smitta
Ingen anmälningstid
Försäkringskassans sida Medarbetare som är föräldralediga eller vabbar anger att en anställd har rätt att vara ledig för att vårda sitt barn som är under 12 år. Behöver barnet mer hjälp än vanligt kan rätten fortsätta tills barnet fyller 16. Lagen förbjuder också att en anställd missgynnas på grund av föräldraledighet, till exempel när det gäller lön (16 §).
Vad. Frånvaro som beror på föräldraledighet eller tillfällig föräldrapenning.
Hur. I procent av normal heltid per dag, eller i timmar per dag.
När. Tillsammans med arbetsgivardeklarationen, för den period då frånvaron påverkar lönen. Frånvaro i januari som dras på februarilönen redovisas alltså i deklarationen för februari, som lämnas i mars.
Bedömning. Arbetsgivaren behöver inte bedöma om den anställde har rätt till ersättning.
Vidare till Försäkringskassan. Skatteverket skickar uppgifterna vidare utan att spara dem.
Information. Den anställde ska få veta vilka frånvarouppgifter som har lämnats.
Ingen rättelse. Frånvarouppgifter kan inte rättas eller läggas till efter att deklarationen har skickats.
Den sista punkten är den viktigaste för lönerutinen. Frånvaro som rapporteras för sent kommer aldrig med. Därför behöver vi frånvaron före lönekörningen, och vi kontrollerar uppgifterna innan deklarationen signeras. Mer om deklarationen finns på sidan om arbetsgivardeklaration.
Föräldraledighet och semester
Föräldraledighet är semesterlönegrundande upp till 120 dagar per intjänandeår, eller 180 dagar för en ensamstående förälder, enligt 17 a § semesterlagen. Ledighet därutöver minskar antalet betalda semesterdagar. Vi summerar frånvaron per anställd under året så att semesterberäkningen blir rätt. Se semesterlön och semesterersättning.
Exempel på en månad med vab
En anställd med fast månadslön är hemma med sjukt barn hela dagen den 6 oktober och halva dagen den 7 oktober. Lönen för oktober har redan räknats när uppgiften kommer in, så frånvaroavdraget görs på novemberlönen. I deklarationen för november redovisas då två frånvarouppgifter: 100 procent den 6 oktober och 50 procent den 7 oktober, båda som tillfällig föräldrapenning. Deklarationen för november lämnas i december. Den anställde ansöker själv om tillfällig föräldrapenning hos Försäkringskassan.
Annan frånvaro
Sjukfrånvaro hanteras med sjuklön och karensavdrag under de första 14 dagarna, se sjuklön och karensavdrag. Tjänstledighet och annan oavlönad frånvaro ger frånvaroavdrag men ska inte rapporteras som frånvarouppgift för föräldrapenning.
Det här behöver vi från dig
Datum för varje frånvarodag.
Typ av frånvaro: föräldraledighet, vård av barn, sjukdom eller annat.
Omfattning: hel dag, procent eller antal timmar.
Planerad föräldraledighet när den anmäls, så att vi kan förbereda lönen.
Avtal som styr hur frånvaroavdrag räknas.
Vanliga misstag
Frånvaro rapporteras efter lönekörningen. Den kan då inte läggas till i deklarationen i efterhand.
Fel period. Frånvaron ska redovisas för den period då den påverkar lönen.
Vab registreras som sjukdom. Det ger fel avdrag och fel frånvarouppgift.
Den anställde informeras inte. Arbetsgivaren ska tala om vilka uppgifter som lämnats.
Checklista
Rutin för att rapportera vab samma dag som den anställde är hemma
Planerade föräldraledigheter registrerade i förväg
Frånvaro kontrollerad före signering av deklarationen
Information till anställda om lämnade frånvarouppgifter
Föräldraledighet summerad för semesterberäkningen
Beskriv ditt företag
Vanliga frågor
Frånvaro som beror på föräldraledighet eller tillfällig föräldrapenning, alltså vab. Den redovisas i procent av normal heltid eller i timmar per dag tillsammans med arbetsgivardeklarationen.
Nej. Enligt Försäkringskassan behöver arbetsgivaren inte bedöma om uppgifterna stämmer eller om den anställde har rätt till ersättning.
Minst två månader före ledighetens början enligt föräldraledighetslagen, eller så snart som möjligt om det inte går.
Ja, upp till 120 dagar per intjänandeår, eller 180 dagar för en ensamstående förälder.