Att byta löneleverantör, eller gå från egen lönehantering till en lönebyrå, handlar mest om att få med sig rätt historik. Semesterdagar, sjukperioder, förmåner och ackumulerade belopp måste följa med så att den första lönen hos den nya leverantören blir rätt. Vi hjälper dig med bytet och tar emot uppgifterna från den tidigare leverantören. Här beskriver vi hur ett byte går till och vad som ska överlämnas.
Välj startmånad. Bestäm vilken lönekörning som blir den första hos oss. Ett månadsskifte är enklast, eftersom arbetsgivardeklarationen lämnas per månad.
Säg upp det gamla avtalet med den uppsägningstid som gäller och be om ett överlämningsdatum.
Ge oss behörighet hos Skatteverket. Företaget utser ombud i e-tjänsten Ombud och behörigheter, se Skatteverkets sida Vara ombud för ett företag. Ta samtidigt bort behörigheter som inte längre behövs.
Teckna personuppgiftsbiträdesavtal med oss innan lönedata lämnas över.
Begär ut historiken från den tidigare leverantören enligt listan nedan.
Parallellkontroll. Vi räknar den första lönen och jämför med föregående månad innan du godkänner.
Det här ska överlämnas
Det här ska överlämnas
Uppgift
Varför den behövs
Personalregister med personnummer, anställningsdatum, lön och sysselsättningsgrad
Grunden för lönen
Skattetabell eller jämkningsbeslut per anställd
Rätt skatteavdrag
Semesterdagar: betalda, uttagna och sparade per år
Semesterlagens regler om sparade dagar
Semesterlönegrundande frånvaro under intjänandeåret
Beräkning av nästa års semesterdagar
Sjukperioder och karensavdrag de senaste tolv månaderna
Högst tio karensavdrag per tolv månader och regeln om återinsjuknande
Förmåner och förmånsvärden
Bil, kost och andra förmåner fortsätter
Ackumulerade belopp för året
Bruttolön, skatt och förmåner hittills under året
Lönespecifikationer och lönelistor
Arkiv och kontroll
Kopia av lämnade arbetsgivardeklarationer
Kontroll och eventuella rättelser
Kollektivavtal, pensionsvillkor och rapporter till försäkringsbolag
Avtalets regler och pension
Semesterhistoriken är ofta det som saknas. Sparade dagar ska tas ut inom fem år enligt 18 § semesterlagen, så vi behöver veta från vilket år varje sparad dag kommer. Läs mer på sidan om semesterlön och semesterersättning.
Sjukhistorik och pågående frånvaro
Enligt 6 § sjuklönelagen får karensavdrag göras högst tio gånger under en tolvmånadersperiod, och en ny sjukperiod som börjar inom fem dagar efter den förra räknas som en fortsättning. Båda reglerna kräver att vi känner till sjukperioderna före bytet. Är någon sjuk över månadsskiftet när bytet sker behöver vi också veta vilken dag sjukperioden började, så att anmälan till Försäkringskassan på dag 15 inte missas. Mer om reglerna finns på sidan om sjuklön och karensavdrag.
Detsamma gäller pågående föräldraledighet. Det ska vara tydligt vilken leverantör som rapporterar frånvaron för vilken månad.
Gamla deklarationer och rättelser
Det kan dyka upp fel från tiden före bytet. Enligt Skatteverkets sida Rätta en arbetsgivardeklaration rättas en deklaration genom att en ny lämnas för samma period. En rättad individuppgift måste ha samma specifikationsnummer som den ursprungliga för att ersätta den. Rättelser kan göras upp till sex år bakåt. Därför behöver vi specifikationsnumren från den tidigare leverantören om något ska rättas. Mer om deklarationen finns på sidan om arbetsgivardeklaration.
Arkivet ligger kvar hos företaget
Räkenskapsinformation ska enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det ansvaret är företagets, oavsett vem som har skött lönen. Se till att få ut lönelistor och underlag i ett format som går att läsa även när du inte längre har tillgång till det gamla systemet.
Personuppgifter vid bytet
Både den tidigare och den nya leverantören är personuppgiftsbiträden åt ditt företag. Integritetsskyddsmyndigheten anger att ett personuppgiftsbiträdesavtal ska reglera hur personuppgifterna hanteras när avtalet upphör. Kontrollera vad ditt gamla avtal säger om återlämning och radering. Mer finns på sidan om lönedata och GDPR.
Vanliga misstag vid byte
Sparade semesterdagar utan årtal. Då går det inte att veta när de måste tas ut.
Ingen historik över karensavdrag. Det elfte sjuktillfället under tolv månader ska inte ge karensavdrag.
Behörigheten saknas på deklarationsdagen. Börja med ombudsbehörigheten.
Arkivet blir kvar i ett system du inte kommer åt. Exportera innan avtalet upphör.
Checklista inför bytet
Startmånad och sista lönekörning hos tidigare leverantör bestämda
Ombudsbehörighet hos Skatteverket klar
Personuppgiftsbiträdesavtal tecknat
Semester-, sjuk- och förmånshistorik överlämnad
Ackumulerade belopp för året överlämnade
Lönelistor och deklarationer exporterade till företagets arkiv
Vill du veta hur arbetet ser ut när bytet är klart finns en översikt på sidan om att outsourca lönehanteringen.
Beskriv ditt företag
Vanliga frågor
Semesterhistoriken med sparade dagar per år, sjukperioder och karensavdrag de senaste tolv månaderna, förmåner och årets ackumulerade belopp.
Vid ett månadsskifte, eftersom arbetsgivardeklarationen lämnas per månad.
Ja, med ombudsbehörighet. En rättad individuppgift måste ha samma specifikationsnummer som den ursprungliga, och rättelser kan göras upp till sex år bakåt.
Företaget. Räkenskapsinformation ska bevaras i sju år efter räkenskapsårets kalenderår, oavsett vem som har skött lönen.