Semesterlön betalas när den anställde tar ut sin semester. Semesterersättning betalas när anställningen tar slut och intjänad semester inte har tagits ut. Båda regleras i semesterlagen, och det är lätt att räkna fel när en anställd har rörlig lön, frånvaro eller sparade dagar. Vi hjälper dig att hålla ordning på semesterdagar, semesterlön och semesterersättning. Här beskriver vi reglerna och hur vi räknar.
Alla hänvisningar nedan gäller semesterlagen (1977:480). Ett kollektivavtal kan ha andra regler, och då är det avtalet som gäller i de delar lagen tillåter det.
25 semesterdagar. En arbetstagare har rätt till 25 semesterdagar per semesterår (4 §). Den som anställs efter den 31 augusti har rätt till fem dagar det året.
Semesterår. Semesteråret löper från 1 april till 31 mars. Intjänandeåret är normalt tolvmånadersperioden närmast före (3 §).
Betalda dagar. Antalet betalda semesterdagar räknas fram utifrån hur stor del av intjänandeåret personen varit anställd, minus frånvaro som inte är semesterlönegrundande (7 §).
Semestervillkoren ska också finnas med i den skriftliga information som den anställde får när anställningen börjar. Det anger Verksamt.se på sidan Employment contract. Har ni avtalat om fler semesterdagar än lagens 25 är det den uppgiften vi lägger in i lönen.
Semesterlön: sammalöneregeln och procentregeln
Lagen har två sätt att räkna semesterlön.
Sammalöneregeln
För den som har fast månadslön eller veckolön gäller sammalöneregeln (16 och 16 a §§). Den anställde behåller sin vanliga lön under semestern och får dessutom ett semestertillägg:
0,43 procent av månadslönen per betald semesterdag för månadsavlönade
1,82 procent av veckolönen per betald semesterdag för veckoavlönade
12 procent av de rörliga lönedelar som tjänats in under intjänandeåret, till exempel provision eller övertid enligt avtal
Exempel: en anställd med 35 000 kronor i månadslön tar fem semesterdagar. Semestertillägget blir 0,43 procent av 35 000 kronor, alltså 150,50 kronor per dag och 752,50 kronor för de fem dagarna.
Procentregeln
I övriga fall gäller procentregeln (16 b §). Semesterlönen är då 12 procent av den semesterlönegrundande lönen under intjänandeåret. Det är vanligt för timavlönade och för den som har mycket rörlig lön.
När semesterlönen betalas
Semesterlön ska betalas i samband med semestern. Rörliga delar som beräknas efter semesterårets slut ska betalas senast en månad efter semesterårets utgång (26 §).
Frånvaro som ger semesterlön
Viss frånvaro räknas som semesterlönegrundande. Den anställde tjänar då in semester som om hen hade arbetat.
Frånvaro som ger semesterlön
Frånvaro
Semesterlönegrundande
Sjukdom
Upp till 180 dagar per intjänandeår, eller utan gräns vid arbetsskada (17 §)
Föräldraledighet
Upp till 120 dagar per intjänandeår, 180 dagar för ensamstående förälder (17 a §)
Frånvaro utöver detta minskar antalet betalda semesterdagar. Därför behöver vi uppgifter om frånvaro varje månad, inte bara när semestern ska räknas. Läs mer på sidorna om sjuklön och karensavdrag och föräldraledighet och frånvaro.
Sparade semesterdagar
Den som har fler än 20 betalda semesterdagar under ett år får spara de överskjutande dagarna (18 §). Sparade dagar ska tas ut inom fem år. Arbetstagaren ska tala om när semestern förläggs om hen vill spara dagar eller ta ut sparade dagar (19 §). Semesterlönen för sparade dagar räknas enligt samma regler som annan semesterlön (22 §).
För lönen betyder det att vi för en lista över sparade dagar per år för varje anställd, så att det är tydligt vilka dagar som snart måste tas ut.
Semesterersättning när anställningen slutar
Om anställningen upphör innan intjänad semesterlön har betalats ut får arbetstagaren semesterersättning (28 §). Den räknas enligt samma regler som semesterlön (29 §). Semesterersättningen ska betalas utan onödigt dröjsmål och senast en månad efter att anställningen upphört (30 §).
I praktiken betalar vi ut semesterersättningen med slutlönen, tillsammans med eventuell lön för uppsägningstiden. Samma beräkning som vid semesterlön används, så en anställd med fast månadslön får ersättning enligt sammalöneregeln och en timavlönad enligt procentregeln. Vad lönen behöver när någon börjar, och hur skattetabellen hämtas, beskriver vi på sidan om nyanställd.
Det här behöver vi från dig
Semesteransökningar som är beviljade, med datum.
Frånvaro under året, med typ och omfattning.
Avtal som styr semestern, till exempel kollektivavtal eller avtal om fler semesterdagar.
Sparade dagar från tidigare år om lönen flyttas till oss från en annan leverantör, se byta löneleverantör.
Vanliga misstag
Rörlig lön glöms bort. Under sammalöneregeln ska 12 procent av rörliga lönedelar läggas till.
Frånvaro räknas fel. Sjukdom över 180 dagar eller föräldraledighet över 120 dagar minskar de betalda dagarna.
Sparade dagar försvinner ur sikte. Dagar som sparats ska tas ut inom fem år.
Sen slutlön. Semesterersättningen ska betalas senast en månad efter att anställningen upphört.
Checklista inför semesterårsskiftet den 1 april
Räkna fram betalda semesterdagar för det nya semesteråret
Kontrollera semesterlönegrundande frånvaro under intjänandeåret
Räkna och betala ut rörlig semesterlön
Uppdatera listan över sparade dagar
Kontrollera kollektivavtalets regler
Beskriv ditt företag
Vanliga frågor
Semesterlön betalas när den anställde tar ut semester. Semesterersättning betalas när anställningen slutar och intjänad semester inte har tagits ut.
För månadsavlönade är tillägget 0,43 procent av månadslönen per betald semesterdag. Dessutom tillkommer 12 procent av rörliga lönedelar som tjänats in under intjänandeåret.
Den som har fler än 20 betalda semesterdagar får spara de överskjutande dagarna. Sparade dagar ska tas ut inom fem år.
Utan onödigt dröjsmål och senast en månad efter att anställningen upphört, enligt 30 § semesterlagen.