Lönespecifikation och utbetalning: vad specifikationen ska visa, lagkravet på uppgift om skatteavdrag, betalning till skattekontot och arkivering i sju år.
Granskad Av Redaktionen på Outsourcing Lönehantering
Lönespecifikationen visar den anställde hur lönen är uträknad: bruttolön, tillägg, avdrag, förmåner, skatt och nettolön. Utbetalningen är det sista steget i lönekörningen, och samtidigt ska skatt och avgifter betalas till skattekontot. Vi tar fram lönespecifikationer och underlag för utbetalning varje månad. Här beskriver vi vad en lönespecifikation bör innehålla, hur utbetalningen går till och vad som gäller enligt lag.
Skatteförfarandelagen kräver att den som betalar ut ersättning för arbete vid varje utbetalningstillfälle lämnar mottagaren uppgift om skatteavdragets belopp. Det står i 10 kap. 19 § skatteförfarandelagen (2011:1244). I praktiken görs det på lönespecifikationen.
Utöver skatteavdraget tar vi med hela beräkningen. En lönespecifikation som visar hur lönen räknats fram gör det lättare för den anställde att kontrollera lönen, och den minskar antalet frågor till dig.
Lönespecifikation: det här bör den visa
Lönespecifikation: det här bör den visa
Del
Exempel
Period och utbetalningsdag
Lön för oktober, utbetald 25 oktober 2026
Bruttolön
Månadslön, timlön gånger timmar
Tillägg
Ob-tillägg, övertid, provision
Frånvaroavdrag
Sjukavdrag, karensavdrag, föräldraledighet
Sjuklön
80 procent av lönen för sjukdagarna
Förmåner
Förmånsvärde för bil eller kost, utan utbetalning
Skatt
Avdragen preliminärskatt
Nettoavdrag
Till exempel egen betalning av en förmån
Utlägg och skattefria ersättningar
Traktamente och bilersättning inom schablon
Nettolön
Belopp som betalas till kontot
Semester
Betalda, sparade och uttagna semesterdagar
Förmåner höjer skatten men betalas inte ut, och det är en vanlig fråga från anställda. Därför visar vi förmånsvärdet på en egen rad. Mer om förmåner finns på sidan om förmåner och förmånsvärden. Hur sjuklön och karensavdrag räknas beskriver vi på sidan om sjuklön och karensavdrag.
Så går utbetalningen till
Den vanligaste ordningen är:
Lönelistan godkänns av dig efter vår kontroll.
Betalfil skapas med nettolön per anställd och konto.
Du godkänner betalningen i företagets internetbank, så att pengarna inte lämnar kontot utan ditt godkännande.
Lönespecifikationerna skickas till de anställda, digitalt eller på papper.
Bokföringsunderlaget tas fram med lön, skatt, avgifter och semesterskuld.
Lägg in tid för bankens hantering. Ska lönen finnas på kontot den 25:e behöver betalningen normalt godkännas någon bankdag innan.
Skatt och avgifter till skattekontot
Det belopp som dras i skatt betalas inte ut till den anställde. Det ska, tillsammans med arbetsgivaravgifterna, betalas till företagets skattekonto. Enligt Skatteverkets sida Lämna arbetsgivardeklaration ska de flesta arbetsgivare lämna deklarationen senast den 12:e i månaden efter utbetalningen. För de flesta mindre företag är det samma dag som betalningen ska finnas på skattekontot. Alla datum för 2026 finns på sidan om arbetsgivardeklaration.
Det är en god vana att reservera skatt och avgifter direkt vid löneutbetalningen, så att pengarna finns kvar när de ska betalas in.
När något blir fel i en utbetald lön
Upptäcks ett fel efter utbetalningen rättar vi det normalt i nästa lönekörning. Har den anställde fått för lite betalas mellanskillnaden ut, eventuellt som en extra utbetalning om beloppet är stort. Har den anställde fått för mycket görs ett avdrag efter överenskommelse med den anställde. Påverkar felet skatt eller avgifter som redan har deklarerats lämnar vi en rättad arbetsgivardeklaration för den månad lönen betalades ut. Lönespecifikationen för rättelsen visar både det ursprungliga och det rättade beloppet, så att den anställde kan följa vad som har hänt.
Arkivering av lönespecifikationer och löneunderlag
Lönelistor, lönespecifikationer och underlag som ligger till grund för bokföringen av lönen är räkenskapsinformation. Enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen ska räkenskapsinformation bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Vi skickar underlagen till dig varje månad så att de finns i företagets arkiv. Läs mer på sidan om lönedata och GDPR.
Det här behöver vi från dig
Bankkonto för varje anställd, och besked när ett konto ändras.
Utbetalningsdag och hur du vill göra när den infaller på en helg.
Kanal för lönespecifikationer: e-post, digital brevlåda eller papper.
Godkännande av lönelistan före utbetalning.
Vanliga misstag vid utbetalning
Kontoändring per e-post utan kontroll. Bekräfta alltid ett nytt kontonummer direkt med den anställde.
Skatten betalas inte in. Avdragen skatt ska vidare till skattekontot och får inte bli kvar i kassan.
Förmåner saknas på specifikationen. Den anställde förstår inte varför skatten blev högre.
Ingen kontroll av nettolönen. En snabb jämförelse med föregående månad fångar många fel.
Checklista inför varje utbetalning
Lönelistan är kontrollerad och godkänd
Betalfilen stämmer med lönelistans nettobelopp
Lönespecifikationerna visar skatteavdraget
Pengar för skatt och avgifter är reserverade
Underlaget är arkiverat
Vill du lägga ut hela kedjan från underlag till utbetalning finns en översikt på sidan om att outsourca lönehanteringen.
Beskriv ditt företag
Vanliga frågor
Enligt skatteförfarandelagen ska den som betalar ut ersättning för arbete vid varje utbetalning lämna mottagaren uppgift om skatteavdragets belopp. Det görs i praktiken på lönespecifikationen.
Förmånsvärdet läggs på lönen när skatten räknas men betalas inte ut. Därför visas det på en egen rad så att den anställde förstår skatteavdraget.
Underlag som är räkenskapsinformation ska bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Du som arbetsgivare. Lönebyrån tar fram en betalfil, och du godkänner betalningen i företagets bank.