När du anställer någon behöver lönen ett antal uppgifter innan den första utbetalningen: personnummer, villkor, skattetabell och bankkonto. För den som bor utomlands kan särskild inkomstskatt bli aktuell i stället för vanlig skatt. Vi lägger upp nyanställda i lönen och kontrollerar att skatten blir rätt från början. Här är vad du behöver tänka på för en nyanställd och vad vi behöver från dig.
För individuppgiften i arbetsgivardeklarationen och för att avgöra avgiftsnivån
Anställningsdatum och anställningsform
För att räkna lön för första månaden och semester
Lön och arbetstid
Månadslön, timlön, sysselsättningsgrad och schema
Skattetabell eller jämkningsbeslut
För att göra rätt skatteavdrag
Bankkonto
För utbetalningen
Förmåner och tillägg
Till exempel bil, kost eller ob-tillägg enligt avtal
Kollektivavtal och pension
För avtalets regler och pensionspremier
Innan den första anställningen
Är det företagets första anställning ska företaget registreras som arbetsgivare hos Skatteverket innan personen börjar. Det anger Verksamt.se på sidan Become an employer. Därefter ska en arbetsgivardeklaration lämnas varje månad, se arbetsgivardeklaration.
Den anställde ska få skriftlig information om villkoren senast sju kalenderdagar efter att anställningen har börjat, enligt Verksamts sida Employment contract. Det gäller inte anställningar kortare än tre veckor. Informationen ska bland annat ange lön och andra förmåner, hur ofta lönen betalas, normal arbetstid och semestervillkor. Samma uppgifter behöver vi för att lägga upp lönen.
Skattetabell och jämkning
Skatteavdraget för den som har lönen som huvudinkomst görs enligt skattetabell eller enligt ett beslut från Skatteverket. Det framgår av Skatteverkets sida Skattetabeller.
Den anställdes A-skattsedel visar vilken tabell som ska användas och om det finns ett jämkningsbeslut.
Skatteverket har ett API, Fråga om skatteavdrag, där arbetsgivaren kan hämta uppgifterna utan att den anställde behöver visa upp skattsedeln.
Saknas skattsedeln kan tabellen räknas fram ur den anställdes skattesats. Skatteverkets exempel: 32,50 blir tabell 32 och 32,51 blir tabell 33.
Väntas den totala ersättningen under året bli lägre än 1 000 kronor behöver inget skatteavdrag göras.
Vi hämtar skatteuppgifterna för nya anställda och kontrollerar dem igen vid varje årsskifte när nya tabeller gäller.
När 30 procent ska dras
Skatteverket listar på sidan Skatteavdrag med 30 procent när ett fast skatteavdrag på 30 procent ska göras. För nyanställda är dessa fall vanligast:
ersättningen är inte mottagarens huvudinkomst, till exempel ett extrajobb vid sidan av en annan anställning
arbetet är avsett att pågå kortare tid än en vecka
engångsbelopp när personen saknar fast eller regelbunden anställningsinkomst
Det är därför viktigt att den nyanställde talar om ifall anställningen hos dig är huvudinkomsten eller inte.
Anställda som bor utomlands: SINK
En person som bor utomlands och arbetar i Sverige kortare tid än sex månader kan ansöka om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta, SINK. Enligt Skatteverkets sida SINK gäller detta:
Skatten är 22,5 procent för inkomster 2026. Från den 1 januari 2027 blir den 20 procent.
Den anställde kan ansöka själv, eller så kan arbetsgivaren ansöka åt den anställde.
En ny ansökan behövs för varje inkomstår.
Finns ett SINK-beslut drar arbetsgivaren 22,5 procent. Finns inget beslut ska vanlig preliminärskatt dras.
Arbetsgivaravgift för den nyanställde
Avgiftsnivån styrs av födelseåret. För anställda födda 2003–2007 är avgiften 20,81 procent på ersättning upp till 25 000 kronor per månad som betalas ut från den 1 april 2026. Hela tabellen finns på sidan om arbetsgivaravgifter.
Vanliga misstag med nya anställda
Ingen skattetabell. Lönen betalas ut med fel skatt första månaden.
Fel om huvudinkomst. Ett extrajobb där tabellen används i stället för 30 procent ger fel skatteavdrag.
SINK utan beslut. Utan beslut från Skatteverket ska vanlig preliminärskatt dras.
Den anställdes A-skattsedel visar vilken skattetabell som gäller och om det finns jämkning. Arbetsgivaren kan också hämta uppgifterna via Skatteverkets API Fråga om skatteavdrag.
Till exempel när ersättningen inte är mottagarens huvudinkomst, när arbetet är avsett att pågå kortare tid än en vecka och vid vissa engångsbelopp.
SINK är särskild inkomstskatt för utomlands bosatta som arbetar i Sverige kortare tid än sex månader. Skatten är 22,5 procent 2026 och 20 procent från 1 januari 2027. En ny ansökan behövs för varje inkomstår.
Ja. Enligt Verksamt.se ska företaget registrera sig som arbetsgivare hos Skatteverket innan det anställer för första gången.